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Registrar Cobro o Pago de Facturas Clientes

Actualizado el 23 abril, 2023 18:04:35

Luego de haber emitido una Factura por códigos o una factura de servicios, puede ser que necesitemos ingresar el cobro de la misma o tal vez un abono si nos la pagan en cuotas.

En este artículo revisaremos paso a paso cómo registrar el cobro o pago de facturas de clientes dentro del Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A.

Registrar Cobro o Pago de Facturas de Clientes

Existen dos métodos dentro del sistema, que permiten realizar el registro de cobro o pago de facturas de clientes.

  1. A través de del botón Cobrar Factura
  2. Por medio del menú contextual de las facturas.

Registrar Cobro o Pago de Facturas de clientes a través del botón Cobrar Factura

Esta opción se encuentra en la ruta ilustrada a continuación:

Se nos muestra la ventana Registrar cobro factura.

En esta sección podemos elegir el cliente a través del cuadro combinado Cliente.

En el mencionado cuadro combinado no vienen mostrados todos los clientes, sino solamente aquellos clientes que tienen facturas aún no pagadas.

Una vez seleccionado el cliente, se nos mostrarán todas las facturas que el cliente nos adeuda, desde la más antigua hasta la mas reciente.

Para registra el pago o abono de la factura, tenemos dos formas de hacerlo.

Primer método

Escribir en la caja de texto Pago/Abono el valor que hemos recibido del cliente. Esto hace que el programa inicie a distribuir la cantidad entre las facturas que se adeudan dando como prioridad a las facturas mas antiguas.

Para entender mejor este método realizaremos un ejemplo práctico. Tenemos la siguiente imagen que nos muestra la selección de un cliente que nos adeuda facturas por un valor total de $ 652.61.

Recibimos entonces de parte de nuestro cliente un pago en efectivo por un monto de $ 350.00, que tenemos que abonar a la deuda global.

En este caso específico entonces escribimos el valor en la caja de texto, y luego de hacerlo veremos como el programa distribuye el valor entre todas las facturas en modo que no tengamos que hacer el cálculo de qué facturas se están pagando con el abono recibido.

Las primeras siete facturas se cubren totalmente y la octava factura recibe un abono de $ 3.86

Luego, si estamos conformes, seleccionamos del cuadro combinado Modalidad de Pago la forma como hemos recibido el pago y si es necesario indicamos una fecha diferente a la que viene propuesta. La descripción del Pago también es opcional y es posible dejarla en blanco.

En todo caso, si no estamos conformes con la distribución que ha realizado el programa, podemos cambiarla manualmente, ya que la columna Pago/Abono admite cambios.

Segundo método

Escribir directamente en la columna Pago/Abono junto a la linea de la factura el valor que nos están pagando.

Por ejemplo, siempre en el caso del cliente objeto de las capturas de pantallas anteriores, recibimos el pago de la Factura N° 20230016 por un valor de $89.20.

Ingresando el dato la ventana quedaría de la siguiente manera:

Como en el caso anterior, continuamos ingresando la Modalidad de Pago, fecha y la descripción si es el caso.

Registrar el Pago/Abono

Para registrar el pago o abono, presionamos el botón Registrar Cobro.

Se nos pide la confirmación de la acción. Respondemos SI para continuar.

Cuando el registro se ha efectuado, se nos da confirmación del registro.

Registrar Cobro o Pago de Facturas de clientes por medio del menú contextual de las facturas

En todo el Sistema, dondequiera se muestra el número de una factura es posible acceder a un menú contextual que contiene múltiples opciones entre las cuales la posibilidad de registrar el cobro/pago de la factura.

Para que el menú contextual sea mostrado, debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el número de la factura.

Se nos muestra la ventana Registrar Cobro Factura.

En la ventana Registrar Cobro Factura, se muestran también los abono que en pasado hallan sido registrados.

Utilizamos la parte inferior de la ventana para indicar el Monto y la Modalidad de Pago, la fecha y si es necesario la Descripción del pago.

Para registrar, presionamos el botón Registrar Cobro, y damos confirmación apenas se nos pregunta.

Cuando se registra un cobro de una factura sola, se propone en la respuesta de confirmación que da el sistema, la opción de poder enviar el recibo de pago por email o ver el PDF del comprobante de pago.

Para que el envío del comprobante por correo electrónico funcione, es necesario haber primero configurado el envío de email desde el programa.

Gestión de los Cobros Registrados

Cada vez que registramos un pago o abono de factura el programa el programa lo indica en una lista histórica de cobros. Podemos ver esa lista siguiendo los pasos indicado en la siguiente captura de pantalla.

Viene presentada la ventana denominada Histórico de Cobros.

A través de esta sección podemos administrar cada uno de los cobros registrados, teniendo como opciones principales la posibilidad de:

Las opciones mencionadas se muestran haciendo un clic derecho con el ratón sobre la linea del cobro, haciendo que venga mostrado el menú contextual de los cobros registrados.

Modificar cobro registrado

Por medio de ésta opción podemos modificar un valor que hemos ingresado por error. Al momento de la modificación del Monto recibido,el programa procede a calcular nuevamente el posible saldo que tendría la factura si confirmamos el cambio.

Podemos modificar, además del Monto, la modalidad de pago, la fecha y la descripción del pago.

Eliminar

Esta opción, que está disponible solamente para usuarios del tipo administrador, nos pide una confirmación de la operación, y luego de una respuesta afirmativa procede a la eliminación del cobro registrado.

Enviar comprobante por email

Por medio de esta opción podemos volver a enviar un comprobante por correo electrónico al cliente.

Ver comprobante de pago

Podemos volver a ver el comprobante en formato PDF.

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