Una de las funcionalidades que nos ayudan a la gestión de las cuentas por cobrar es el Límite de Crédito para Clientes.
Si trabajamos dando crédito a nuestros clientes, es importante poder establecer un límite hasta el cuál podemos llegar sin recibir el importo de la venta.
Este límite puede, y debe en algunos casos, ser diferente en cada cliente, ya que depende de muchos factores (volumen de compra, antigüedad, etc.).
En esta guía, aprenderemos paso a paso cómo configurar el límite de crédito dentro del Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A.
Fijar el Límite de Crédito
Cuando se crea un nuevo cliente, este, nace con crédito ilimitado. Esto significa que el programa no hará ningún control en fase de emisión de una factura.
Para poder establecer un límite de crédito, es suficiente indicarlo en la ficha del cliente.
Para fijar un límite, abriremos la ficha del cliente al que deseamos establecer el límite.
Presionamos el botón Editar Cliente en la ventana principal del programa y en la sección que se nos propone, seleccionamos el cliente mediante un doble clic.
Una vez abierta la ficha del cliente, en la caja de texto denominada Límite Crédito escribimos la cifra máxima que permitiremos al cliente.
Una vez indicado un valor, la próxima vez que se intente realizar una factura, sea ésta por códigos o de servicio, el programa, antes de registrarla, hará un control entre el límite de crédito y los valores adeudados por el cliente, comparándolos con la factura que se intenta emitir.
En el caso que estamos mostrando en las capturas de pantalla, hemos fijado un limite de $ 2760.00.
Para ver el valor que nos adeuda el cliente, nos dirigimos a la pestaña Facturas en donde podemos apreciar que tiene facturas no pagadas por un valor de $ 1736.59.
Procederemos a emitir una factura de servicio, en modo que veamos cómo funciona el control del límite de crédito que realiza el programa.
Funcionamiento del control del límite de crédito
Mientras elaboramos la factura de servicio, desde el momento en que elegimos el cliente, el programa nos indica el limite de crédito, y el valor utilizado por el cliente hasta el momento.
De ese modo, visualmente tenemos ya una panorámica de la situación del cliente.
Procederemos a elaborar la factura agregando valores, y en nuestro caso, realizaremos una factura por un importo que supere el limite de crédito establecido.
La factura de servicio que estamos por registrar, tienen un valor de $ 1,800.01, que sumados a los $ 1,736.59 de crédito hasta el momento utilizado por el cliente, superan los $ 2,760.00 de límite de crédito que fue fijado para el cliente.
Presionamos el botón Registra Factura.
Antes de registrar la factura, y en vista que ha sido establecido un límite, el programa realiza un control.
Como resultado del control, el programa nos indica que si registramos la factura, se superará el limite de crédito que habíamos fijado para el cliente. Se nos muestra además el valor por el cual el límite es superado.
A este punto, hay que decidir si continuar con la emisión del documento o no.
Si queremos de todas formas proceder, presionamos el botón SI. Y en caso contrario el botón NO.
¿Cuando no se emite el documento?
Como hemos visto en la sección anterior, a pesar de haber sobrepasado el límite, es posible de todas formas emitir el documento.
Esta potestad de poder emitir el documento a pesar de que se sobrepase el límite establecido, funciona solo cuando se está trabajando con usuario de tipo administrador.
Si se intenta emitir una factura utilizando un usuario NO ADMINISTRADOR, el programa se limita a mostrar un mensaje de bloqueo por haberse superado el límite, impidiendo en este caso que la factura sea registrada.
En el mensaje se le indica al usuario que solo un usuario del tipo administrador puede emitir la factura para un cliente que supera el limite establecido.
Al momento no es posible indicar en la Gestión de usuarios un permiso explicito para poder emitir facturas que superen el límite fijado en la ficha del cliente.
Los Documentos de Egreso de Mercadería al no ser documentos de venta y por lo tanto no objeto de crédito no forman parte de la lógica de control del proceso.
