Importar Facturas de Venta desde archivo TXT SRI

Actualizado el 16 enero, 2025 11:01:20

Llevar la contabilidad de manera eficiente puede presentar desafíos, especialmente cuando se necesita ingresar registros de ventas de un cliente. Hasta hace poco, el SRI permitía la descarga directa de los archivos XML de ventas de cada RUC. Sin embargo, esta opción ya no está disponible.

La razón detrás de esta decisión radica en que cada contribuyente que emite facturas electrónicas tiene la obligación de conservar los archivos XML de autorización (que incluyen el comprobante) como respaldo.

Aunque la facturación electrónica es obligatoria desde hace varios años, aún existen programas de facturación que no almacenan adecuadamente los XML generados o no ofrecen un método sencillo para exportar todos los archivos de ventas correspondientes a un período determinado.

Por esta razón, es común encontrar dificultades al intentar recuperar los XML necesarios para llevar la contabilidad de un cliente.

En este artículo, exploraremos una solución integrada en el programa QONT – Contabilidad Multiempresa, que permite aprovechar el archivo TXT que el SRI sigue permitiendo descargar. Este método simplifica el proceso y facilita el importar las facturas de venta.

INDICE

Cómo Importar Facturas de Venta con el archivo TXT del SRI

Antes de comenzar, es importante aclarar que el archivo TXT proporcionado por el SRI desde la página de consulta de ventas diarias no incluye todos los datos necesarios para simplificar completamente el proceso. Los datos disponibles en este archivo se limitan a los que se pueden observar en el siguiente ejemplo:

Como podemos observar, los datos incluidos en el archivo para cada factura de venta son:

  • Número de factura
  • Clave de acceso
  • Fechas de autorización y emisión
  • Valor imponible
  • IVA
  • Total del documento

Sin embargo, falta un dato clave que facilitaría enormemente el proceso: el identificador del cliente. Su ausencia en el archivo obliga a que las facturas importadas se asignen, por defecto, al cliente «Consumidor Final«.

A pesar de esto, es importante destacar que, una vez importadas las facturas, es posible modificar el cliente asignado a cada documento. Esto es una ventaja significativa en comparación con la importación directa mediante XML, donde esta opción no sería posible.

Con esta aclaración en mente, procedamos al primer paso del proceso.

Abrir la sección para Importar Facturas de Venta

Como se muestra en el video anterior, una vez seleccionada la empresa en la que estamos trabajando, debemos seguir la ruta: Contabilidad → Facturas Ventas → Facturas Electrónicas.

Aunque en este caso no importaremos archivos XML, la opción se encuentra en esta sección porque, al final, seguimos trabajando con facturas electrónicas.

Hacemos clic en el botón denominado «Importar desde Archivo SRI« y seguimos las instrucciones que se nos dan.

Si el archivo es válido y corresponde al formato esperado, se mostrará un prospecto de registro.

Registro de las Facturas de Venta

Podemos proceder con el registro de las facturas, las cuales, como podemos observar, serán asociadas al cliente «Consumidor Final«.

Antes de realizar el registro, es posible marcar aquellas facturas que ya han sido pagadas. Si todas las facturas están pagadas, simplemente haz clic en el encabezado de la columna que indica «Pagada». En cualquier caso, el registro de los pagos también puede realizarse posteriormente.

Una vez que estemos seguros de proceder, hacemos clic en el botón «Registrar Facturas«. El programa, previa confirmación, llevará a cabo el proceso y mostrará un mensaje indicando la finalización de la actividad.

Modificar el cliente asignado

Como mencionamos anteriormente, únicamente las facturas de venta registradas mediante el proceso previamente descrito pueden ser modificadas después de su registro.

Para realizar modificaciones, accedemos a la sección: Contabilidad → Facturas Registradas → Facturas Ventas.

En la lista presentada, identificamos la factura que deseamos modificar. Luego, hacemos clic derecho sobre la línea correspondiente y, en el menú contextual que aparece, seleccionamos la opción Modificar.

En la ventana que se abre, podemos modificar los datos relacionados con el cliente, pero los valores de la factura no pueden ser modificados.

Recuerda que este proceso debe realizarse teniendo en cuenta que las facturas se registrarán siempre como «Consumidor Final«. Sin embargo, estas pueden ser modificadas posteriormente, especialmente en casos donde se hayan aplicado retenciones a la factura. En estos casos, la factura no podría registrarse si el programa no encuentra la factura a la que hace referencia la retención.

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