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Emitir una Factura de Servicio

Actualizado el 16 octubre, 2023 18:10:58

En este artículo, realizaremos un ejemplo práctico de emisión de una Factura de Servicio en el Sistema de Facturación Electrónica que desarrollo y mantengo para la empresa ZEVEN S.A. que opera en el mercado ecuatoriano.

¿Qué es una «Factura de Servicio»?

Utilizamos esta expresión para indicar todas las facturas que realizamos por ventas que no tienen un código de articulo y por lo tanto no están presentes en la ficha artículos.

Se utiliza este tipo de facturas, para poder utilizar detalles extensos (máximo 300 caracteres por linea de factura) donde explicamos lo que estamos vendiendo.

Es una facilidad que se ha incluido en el programa para poder realizar una factura en modo veloz y sin las complicaciones que a veces se encuentran al tener que codificar las cosas que vendemos.

En resumen, llamamos servicio a todo aquello que facturamos y no necesitamos llevar un control inventario.

Apertura de la ventana de trabajo

Lo primero que tenemos que realizar, es abrir la sección correspondiente. Para esto seguimos el recorrido ilustrado en la siguiente captura de pantalla.

Factura de Servicio

Se nos muestra entonces la ventana principal en donde podemos elaborar la factura de servicio.

Creación de la Factura de Servicio

En nuestro ejemplo práctico, simulamos que tenemos nuestro cliente, John McClane  a quien hemos realizado el mantenimiento de dos computadoras en su local, y ahora realizaremos la factura de este servicio que le hemos brindado.

El valor que acordamos fue de $. 30.00 por cada equipo.

Introducción de los datos del cliente

Lo primero entonces es elegir el cliente a quien haremos la factura.

Lo hacemos por medio de la sección «Datos Factura» ubicada en la parte superior izquierda de la ventana que hemos apenas invocado, y presionamos el botón de búsqueda.

Se nos propone la ventana de búsqueda del cliente. 

Si tenemos una cantidad considerable de clientes ingresados, se recomienda utilizar la caja de texto de filtro, situada en la parte inferior, para facilitar la elección del cliente.

En nuestro caso escribiremos una “J” para que nos filtre los clientes que contienen esa letra, y procedemos a elegir el cliente haciendo un doble clic sobre la linea que contiene el nombre del cliente.

Una vez que hemos elegido nuestro cliente, la sección «Datos Factura» se actualiza con los datos del cliente seleccionado.

Podemos, en este momento si no lo tenemos indicado en la ficha del cliente, indicar una condición de pago para la factura.

Si hemos indicado un límite de crédito para el cliente se indicará el residuo que al momento tiene.

Además, siempre y cuando tengamos habilitado el Modulo Servicio  se nos permite relacionar la factura con algún N° de Orden de Trabajo que el cliente elegido tenga activo al momento de la emisión de la factura.

Introducción de las lineas de detalles

Una vez elegido el cliente, debemos iniciar la compilación de los elementos que vamos a facturar. 

Para esto escribimos el detalle de nuestro servicio en la caja de texto (máximo 300 caracteres por linea), como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Si tenemos activa la casilla de verificación Precio con IVA, al momento de escribir el total, el programa calcula el precio sin el impuesto, y actualiza los datos.

Para agregar el detalle a la factura hacemos clic en el botón con la flecha verde.

Es importante indicar un valor como código IVA porque de lo contrario, el programa non permitirá añadir el detalle a la factura.

Una vez ingresada la primera linea de detalle, procedemos a ingresar las siguientes si es necesario.

Búsqueda de detalles facturados en pasado

Podemos también realizar una búsqueda de los detalles que hemos utilizado en pasado, para no tener que perder tiempo en escribirlos de nuevo, si estos fueran idénticos a los que necesitamos incorporar en la factura que estamos elaborando.

Esto se realiza por medio del botón de búsqueda que, una vez presionado, nos muestra una ventana en donde podremos encontrar todos los detalles (únicos) que hemos utilizado en pasado.

Los elementos aquí mostrados, son los valores que hemos utilizado en facturas que hemos emitido y también de las proformas (de servicio) que han sido generadas con el programa.

Podemos filtrar los elementos por medio de la caja de texto en el fondo.

Para seleccionar un elemento es suficiente hacer un doble clic sobre la linea que contiene el detalle que queremos utilizar.

Agregar descuento

Si es el caso, podemos incluir un porcentaje de descuento en la factura.

Para esto nos valemos de la caja de texto % descuento.

El descuento se calcula siempre antes de la aplicación o cálculo del IVA

Registro del pago/abono de la factura (opcional)

Antes de grabar la factura, podemos, si es necesario, registrar un pago o un abono a la factura.

Para hacerlo, utilizamos la sección de «pagos/abonos » de la factura colocada en la parte izquierda de la ventana principal.

Colocamos en la caja de texto Monto el valor y seleccionamos en el cuadro combinado Modalidad de Pago, la modalidad con la que hemos recibido el pago de la factura.

Los elementos que se muestran en el cuadro combinado Modalidad de Pago, son aquellos que hemos indicado en la configuración de las modalidades de pago.

Forma de pago - SRI

En modo predefinido, el programa coloca en la sección «SRI – Facturación Electrónica», la opción Sin utilización del Sistema Financiero, pero este valor puede ser modificado según sea nuestra necesidad.

Si queremos que este dato cambie en función de la modalidad de pago del abono/pago de la factura, lo podemos indicar en la sección configuración de las modalidades de pago.

Grabación de la Factura de Servicio

En la parte inferior de la ventana se nos muestra el resumen y el total de la factura.

El programa maneja hasta tres diferentes códigos de IVA para el contenido de lineas de detalle de la factura.

Una vez que nos hemos cerciorado que nuestra factura es correcta, procedemos a la grabación presionando el botón Registra Factura.

Si el programa no encuentra problemas nos muestra una ventana de información, donde se indica el número de factura que se atribuyó.

En este mensaje de información se nos presenta ademas, el botón PDF Factura  por medio del cual podemos ver el documento en formato PDF.

El programa elabora un documento PDF que representa en modo provisorio la factura que hemos apenas generado.

Esta factura no es un documento autorizado por el SRI aún.

Para obtener la autorización de la factura se debe realizar el proceso de transmisión de documentos electrónicos.

Modificación de una Factura de Servicio

Una vez generada una factura de servicio, esta, puede ser modificada solo si se cumplen los siguientes requisitos:

  1. no se ha registrado un pago  o una retención y
  2. no ha sido transmitida al SRI.

Para proceder con la modificación, seguimos el siguiente recorrido:

Se nos muestra una ventana que contiene la lista de todas las facturas que hemos emitido (incluyendo las facturas de códigos), ordenadas desde la mas reciente hacia la mas antigua.

Para abrir la factura, es suficiente hacer un doble clic sobre la linea de la factura.

Vídeo explicativo

Puedes mirar este vídeo donde se realiza la operación de emisión de una factura.

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