En el mundo digitalizado en el que vivimos, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas.
Además de agilizar el proceso de emisión de facturas, garantiza la seguridad y validez legal de estos documentos.
Sin embargo, ¿qué sucede cuando tenemos una gran cantidad de facturas que necesitamos ingresar en nuestro sistema de facturación electrónica?
La tarea de ingresarlas manualmente puede ser tediosa y propensa a errores.
Ahí es donde entra en juego la importación de datos desde un archivo XML.
La importación de datos desde un archivo XML se ha convertido en una práctica común para simplificar y acelerar el proceso de ingreso de facturas en los sistemas de facturación electrónica.
Este formato estructurado permite una transferencia rápida y precisa de los datos contenidos en las facturas, evitando la necesidad de ingresar manualmente cada detalle.
Con solo unos pocos clics, puedes importar un gran número de facturas de manera eficiente, ahorrando tiempo y minimizando errores.
En este artículo, exploraremos en detalle el proceso de importación de datos desde un archivo XML en el Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A.
Analizaremos cada una de las diferentes secciones y modalidades de importación que ofrece el Sistema de Facturación Electrónica y los pasos clave para llevar a cabo una importación exitosa.
INDICE
Importación de Datos desde un Archivo XML
Para comenzar, es fundamental contar con los archivos XML necesarios para la importación de los datos.
Podemos aprovechar la función de descarga masiva de archivos XML incorporada en el programa.
Los archivos XML que el programa admite incluyen Facturas de Compras, Facturas de Ventas y Comprobantes de Retenciones en la fuente.
Importar Factura de Compra (proveedores)
Si tenemos un archivo correspondiente a una factura de compra de un proveedor, podemos proceder directamente al proceso de ingreso de un nuevo documento proveedor.
No es necesario crear previamente al proveedor, ya que el programa lo creará automáticamente en caso de que no exista, utilizando los datos incluidos en la factura electrónica.
Abrimos la sección de registro de un nuevo documento proveedor, siguiendo las indicaciones de la captura de pantalla que se muestra a continuación (Proveedores –> Nuevo Documento).
Búsqueda del archivo XML
Nos dirigiremos directamente a hacer clic en el botón de búsqueda de archivo, ubicado en el lado derecho de la caja de texto “Documento adjunto”.
Recuerda que no es necesario proporcionar ninguna información previa, ya que el programa obtendrá todos los datos directamente del archivo XML.
Una vez elegido un archivo XML válido, se nos hará la siguiente pregunta.
Para indicar al programa que deseamos que él lea y registre los datos del archivo, debemos responder “SI”.
Al responder afirmativamente, el programa iniciará una serie de controles en el documento.
El primer control que realiza el programa es verificar si el RUC al cual ha sido emitido el documento electrónico coincide con el RUC de la empresa que está utilizando el programa.
Si el RUC no coincide, se mostrará un mensaje en donde se nos advierte que el RUC indicado en el documento XML no corresponde al RUC de la empresa en la que se está trabajando.
Luego se realiza un segundo control para verificar si el proveedor que emitió el documento está registrado en nuestro programa.
En caso de ser necesario, se nos preguntará si deseamos proceder con la creación automática del proveedor en el sistema.
En la caja de texto Notas, el programa muestra todas las descripciones con sus respectivas cantidades encontradas en el documento electrónico.
A continuación, solo debemos seleccionar la condición de pago y podremos registrar nuestro documento presionando el botón Registrar.
Importar Nota de Crédito (proveedores)
Si tenemos un archivo correspondiente a una nota de crédito de un proveedor, podemos proceder directamente al proceso de ingreso de un nuevo documento proveedor.
Abrimos la sección de registro de un nuevo documento proveedor, siguiendo las indicaciones de la captura de pantalla que se muestra a continuación (Proveedores –> Nuevo Documento).
Búsqueda del archivo XML
Nos dirigiremos directamente a hacer clic en el botón de búsqueda de archivo, ubicado en el lado derecho de la caja de texto “Documento adjunto”.
Una vez elegido un archivo XML válido, se nos hará la siguiente pregunta.
Una vez que hemos respondido de manera afirmativa a las preguntas planteadas, el programa se encargará de completar automáticamente los datos encontrados en el documento electrónico.
En el caso específico de las notas de crédito, a diferencia de las facturas, el programa añadirá dos datos adicionales en las notas:
- La razón por la cual se emitió el documento y
- el número de factura al que hace referencia la nota de crédito.
Para finalizar, simplemente debemos confirmar el ingreso del documento seleccionando el botón “Registrar”.
Importar Comprobante de Retención Recibida (clientes)
Cuando recibimos un Comprobante de Retención relacionado con una factura de venta emitida por nosotros, también tenemos la opción de importarlo desde un archivo XML.
Para hacer esto, debemos dirigirnos a la sección indicada en la captura de pantalla (Clientes –> Retenciones –> Recibir Retención).
De manera similar a las facturas y notas de crédito, utilizaremos el botón de búsqueda ubicado junto a la caja de texto “Documento Adjunto” para importar el archivo XML.
Aparecerá un mensaje que nos informará sobre la recuperación automática de los datos al tratarse de un archivo XML.
Una vez que los datos sean confirmados, podremos completar el registro del comprobante de retención haciendo clic en el botón “Registrar Retención”.
Importación Masiva de Archivos XML
Es posible que, como resultado del proceso de descarga masiva de comprobantes electrónicos, tengamos una carpeta en nuestra computadora donde se encuentran todos los documentos recibidos en un periodo de tiempo determinado.
Aunque la importación individual agiliza el proceso, es mucho más conveniente utilizar el método de importación masiva de los archivos XML mencionados.
Para llevar a cabo la importación masiva, seguiremos las instrucciones mostradas en la siguiente captura de pantalla: (Proveedores –> Importar XML).
Lo primero que haremos es especificar la ubicación de la carpeta en nuestra computadora donde se encuentran los archivos XML que hemos descargado o recibido.
Para ello, utilizaremos el botón de búsqueda ubicado en la parte superior derecha, junto a la casilla de texto “Carpeta con archivos XML”.
Una vez que hayamos seleccionado la carpeta, el programa leerá su contenido y nos mostrará una lista de los archivos que se importarán.
Los documentos que no se pueden importar se resaltarán en color rojo y se marcarán con un símbolo de tachado.
Dado que estos archivos pueden contener diferentes tipos de documentos electrónicos mezclados, es necesario indicar en caso que sean facturas si han sido pagadas o no.
En caso de que el proveedor de una factura sea nuevo, se creará automáticamente utilizando la información proporcionada en el documento electrónico.
Al hacer clic en el botón “Registrar Datos”, el programa comenzará el proceso de registro de los documentos.
