En artículos anteriores hemos explicado cómo emitir una factura de servicios dentro del Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A.
Si bien es cierto, emitir una factura como servicio, es muy fácil porque nos da la flexibilidad de emular lo que se hacía con las facturas en papel, es decir, escribir libremente lo que queremos facturar, sin necesidad de codificar o crear artículos; esto cuando queremos controlar nuestras ventas o realizar proyecciones de ventas o análisis de nuestra actividad, no nos permite tener esa información que a un cierto punto será muy valiosa.
Por esto, recomiendo utilizar la facturación por códigos o por así decirlo de artículos que previamente hemos codificado.
En esta pequeña guía, veremos paso a paso cómo se realiza la emisión de una factura por códigos.
Abrir la sección Factura por Códigos
Para iniciar podemos presionar la tecla F2 del teclado o seguir la ruta ilustrada en la siguiente captura de pantalla.
Se nos muestra entonces la ventana Nueva Factura por Códigos.
Las siguientes secciones no necesariamente deben seguir un orden específico, pero antes de proceder con el registro de la factura es necesario haber realizado cada una de las mencionadas secciones.
Seleccionar el Cliente
Para seleccionar un cliente, procedemos a presionar el botón con la lupa de búsqueda. Esto hace que se nos muestre una ventana con el elenco de clientes que han sido registrados en el programa.
Si en cambio necesitamos ingresar un cliente nuevo, presionamos el botón que se encuentra al lado derecho del botón de búsqueda de cliente.
La ventana de cliente nuevo, hace que al terminar el ingreso del nuevo cliente, este, venga ya seleccionado en la sección Datos del Cliente.
Ingresar el contenido de la Factura por Códigos
Para ingresar los productos en la factura, utilizamos la sección que se muestra en la captura de pantalla anterior.
Una vez que el cursor está en la caja de texto de la columna código, podemos:
- Escribir el código del articulo
- Presionar la tecla F5 para abrir la ventana de búsqueda de artículos, o
- Hacer clic con el ratón directamente en el botón de búsqueda situado en la parte derecha.
Una vez que hemos elegido el artículo con cualquiera de los métodos descritos, el programa se coloca directamente en la caja de texto Cantidad, en donde podemos escribir directamente la cantidad.
En esta fase el precio lo obtiene directamente de la ficha del artículo. No podemos cambiar el precio en esta sección.
El precio se puede cambiar una vez que se ha agregado el artículo al cuerpo de la factura.
Es en esta fase que si estamos trabajando con precios por cantidades, que el programa realiza el cálculo respectivo.
Una vez ingresada la cantidad, presionando ENTER el programa agrega el artículo al cuerpo de la factura y vuelve a colocar el foco de ingreso de datos en la caja de texto del código de artículo, para un nuevo ingreso.
Esta operación permite que podamos trabajar sin necesidad de utilizar el ratón si lo deseamos.
repetimos esta operación por cada uno de los artículos que harán parte de la factura por códigos que estamos emitiendo.
Modificación del contenido de la Factura por Códigos
Una vez que un artículo ha sido adicionado al cuerpo de la factura, es posible modificar las columnas:
- Descripción
- Cantidad
- Precio unitario.
Las columnas que no pueden ser modificadas en cambio son:
- Código artículo
- Total
- Código IVA
Para modificar, es suficiente posicionarse en la casilla respectiva y escribir el nuevo dato.
Para eliminar un artículo del contenido de la factura, primero nos posicionamos en la linea del artículo, y luego presionamos el botón eliminar que se encuentra en el lado derecho en alto de la sección con el contenido de la factura.
Pagos / Abonos de la factura
Las facturas que se emiten en esta sección, nacen como facturas no pagadas. Si queremos indicar ya el pago de la factura o un abono, utilizamos esta sección, que no es obligatoria.
El pago o abono de una factura se puede realizar también después de haber realizado el registro de la misma.
Se puede indicar además mas de un tipo de abono/pago, presionando el botón que se encuentra al lado derecho del cuadro combinado Modalidad de Pago.
Secciones Opcionales
Las secciones descritas en esta parte, pueden verse o no , dependiendo de la versión del Sistema de Facturación Electrónica que se esté utilizando.
No se verán si se utiliza una se las siguientes versiones:
Se visualizan en cambio con una de las siguientes versiones:
Estas secciones están explicadas en los siguientes artículos:
Grabar la Factura por Códigos
Es posible registrar la factura solo cuando el botón Registra Factura está activo.
Si el botón no se activa, es porque alguna de las secciones que componen la factura no ha sido correctamente ingresada o algún dato no es congruo.
Presionando el botón de registro, se realiza la actividad y una vez concluida se muestra un mensaje en donde podemos imprimir la factura si lo queremos.
Si trabajamos con Límites de crédito para clientes, es probable que veamos un mensaje de confirmación en caso dicho límite se halla sobrepasado con la emisión de la factura.
