A partir de la versión 0.8.553 del Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A., se han implementado cambios significativos en el proceso de descarga masiva de documentos electrónicos del Servicio de Rentas Internas (SRI).
Estos cambios surgieron como respuesta a una modificación realizada por el SRI el 26 de mayo de 2023, que afectó el contenido del archivo «semilla» que proporciona el listado de documentos electrónicos recibidos.
En esta modificación, se eliminó el número de autorización del documento, lo que complicaba la descarga en formato XML.
En consecuencia, se ha incorporado un nuevo procedimiento en el programa que habilita la descarga mediante un enfoque alternativo.
Sin embargo, se debe destacar que el SRI ha restaurado la inclusión del número de autorización en el archivo de descarga, lo que permite nuevamente el uso del método original.
Este artículo actualizado tiene como objetivo brindar una explicación detallada de ambos procedimientos.
De esta manera, si en el futuro el SRI decide eliminar nuevamente el número de autorización en el archivo de descarga, los usuarios contarán con un método alternativo efectivo para llevar a cabo la descarga masiva de comprobantes electrónicos.
INDICE
Descarga masiva de comprobantes electrónicos
Para comenzar, debemos abrir el Sistema de Facturación Electrónica y dirigirnos a la sección correspondiente, la cual se encuentra en la captura de pantalla a continuación (Proveedores -> Descarga Masiva)
Al acceder a la sección «Descarga Masiva» en el Sistema de Facturación Electrónica, se mostrará una ventana denominada «Descarga Masiva de documentos XML desde SRI».
Es en esta ventana donde realizaremos todo el proceso necesario.
En este punto, debemos elegir entre dos métodos disponibles:
- Importar desde Archivo SRI
- Importar desde TXT
Importar desde Archivo SRI
Antes de presionar el botón «Importar desde Archivo SRI», el primer paso es obtener el archivo «semilla» desde el SRI.
Descarga del archivo "semilla"
Para descargar el archivo semilla nos dirigimos al portal SRI
En la página de inicio de sesión, ingresamos nuestras credenciales y, una vez dentro, nos dirigimos al menú que se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla.
Una vez desplegado el menú, dirigimos nuestra atención a la sección «Facturación Electrónica» y seleccionamos «Comprobantes electrónicos recibidos«.
En esta sección, se nos presentará una vista con la fecha actual preseleccionada, y en el menú desplegable del día, elegimos «Todos».
De manera similar, dejamos la opción «Todos» en la sección «Tipo de comprobante«.
Luego, presionamos el botón «Consultar» para verificar los comprobantes recibidos en el período especificado.
Puedes encontrar una captura de pantalla que ilustra estos pasos a continuación.
Si la información está disponible, se nos presentará una página que se asemeja a la captura de pantalla que se muestra a continuación:
Luego, procedemos a hacer clic en el botón «Descargar reporte«.
En este punto, la página nos solicitará que especifiquemos la carpeta donde deseamos guardar el archivo ‘semilla’.
Una vez que lo hayamos indicado, guardamos el archivo en esa ubicación.
Ingreso del archivo "semilla" en el programa
Después de haber obtenido el archivo «semilla», volvemos al programa y hacemos clic en el botón «Importar desde Archivo SRI».
En ese momento, el programa nos solicitará seleccionar el archivo «semilla» para dar inicio a la operación.
Una vez que hayamos presionado el botón «Aceptar» y proporcionado un archivo «semilla» válido, se desplegará en la lista de contenido los archivos disponibles para su descarga.
Descargando los archivos
Por último, debemos especificar la carpeta de destino donde se guardarán los comprobantes recibidos.
Para hacerlo, haga clic en el botón de búsqueda junto a la casilla «Directorio destino» ubicada en la parte derecha de la mencionada casilla.
Después de seleccionar la carpeta deseada, presione el botón «Descargar Archivos» para iniciar la descarga de los archivos.
Si alguna línea del archivo muestra el mensaje «Error», puede repetir el proceso hasta que todas las líneas indiquen «Descarga OK«.
Si se encuentra con un «Error», haga doble clic en él para conocer la razón de la descarga fallida del documento correspondiente.
El programa también genera un archivo separado para cada número de documento y agrega una etiqueta que identifica el tipo de comprobante y la identificación del emisor asociado a cada archivo.
FT = Facturas CR = Comprobante de retención NC = Nota de crédito GR = Guía de remisión LC = Liquidación de compras ND = Nota de débito
El directorio de destino de los comprobantes descargados se lo puede utilizar en la importación masiva de documentos electrónicos.
Importar desde TXT (Método Alternativo)
Para continuar, seleccionamos el botón «Importar desde TXT» y procedemos a preparar la sección para ingresar la información obtenida desde la página del SRI.
Asegurémonos de configurar la sección tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Descarga de la información
El siguiente paso consiste en obtener la lista de los documentos electrónicos que hemos recibido.
Para hacer esto, debemos acceder directamente al sitio web del SRI.
En la página de inicio de sesión, procedemos a ingresar nuestras credenciales.
Una vez dentro, navegaremos hacia el menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla.
Una vez que hayamos desplegado el menú, nos dirigimos a la sección denominada «Facturación Electrónica» y seleccionamos la opción «Comprobantes electrónicos recibidos».
En esta sección, se nos presentará una vista donde el mes y el día actual ya estarán preseleccionados automáticamente.
En el menú desplegable correspondiente al día, seleccionamos la opción «Todos».
De igual manera, en la sección llamada «Tipo de comprobante», dejamos seleccionada la opción «Todos».
A continuación, presionamos el botón «Consultar» para verificar los comprobantes recibidos durante el período indicado.
A continuación, se muestra una captura de pantalla que ilustra los pasos mencionados anteriormente.
Si hay información disponible, veremos una página que se ve como la captura de pantalla que se muestra a continuación:
A continuación, hacemos clic en cualquier sección de la página y presionamos la combinación de teclas CTRL+A para seleccionar todo el contenido.
Observaremos que el contenido de la página se resalta con un color de fondo para indicar la selección.
Posteriormente, hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte del contenido resaltado y se desplegará un menú contextual.
Desde este menú, seleccionamos la opción «Copiar».
Ingreso del dato en el programa
A continuación, volvemos a la ventana del programa que dejamos abierta anteriormente.
Hacemos clic con el botón derecho del ratón en el cuadro de ingreso de texto y seleccionamos la opción «Pegar» desde el menú contextual.
Esto permitirá que el contenido copiado previamente se pegue en el cuadro de texto.
Al realizar la acción anterior, observaremos que el cuadro de texto se llenará automáticamente con la información proveniente de la página copiada.
Luego de haber completado los pasos anteriores, procedemos a presionar el botón «Registrar».
En este momento, el programa leerá toda la información del cuadro de texto y extraerá los datos necesarios para llevar a cabo el proceso de descarga masiva de comprobantes.
Al finalizar, el programa nos proporcionará el número de documentos encontrados.
Es importante destacar que este número deberá coincidir con la cantidad de documentos presentes en la página del SRI que hemos consultado previamente.
Si el número de documentos supera los 50, podemos repetir el proceso para cada uno de los bloques de 50 documentos que nos propone la página del portal del SRI.
Descargando los archivos
Finalmente, nos queda por indicar el directorio en el cual se descargarán los comprobantes recibidos.
Para hacerlo, utilizamos el botón de búsqueda ubicado en la parte izquierda de la casilla «Directorio destino».
Una vez que hemos seleccionado el directorio deseado, procedemos a presionar el botón «Descargar Archivos» para iniciar el proceso de descarga de los archivos.
En caso de que aparezca la leyenda «Error» junto a alguna línea del archivo, es posible repetir el proceso hasta que todas las líneas muestren la leyenda «Descarga OK».
Si encontramos la leyenda «Error», podemos hacer doble clic en ella para descubrir el motivo por el cual no se pudo descargar el documento correspondiente.
Además, el programa crea un archivo para cada número de documento, incluyendo una leyenda que indica el tipo de comprobante asociado a cada archivo.
FT = Facturas CR = Comprobante de retención NC = Nota de crédito GR = Guía de remisión LC = Liquidación de compras ND = Nota de débito
El directorio de destino de los comprobantes descargados se lo puede utilizar en la importación masiva de documentos electrónicos.
Conclusión
En este artículo, hemos explorado la nueva funcionalidad de descarga masiva de comprobantes electrónicos recibidos en el Sistema de Facturación Electrónica.
Este proceso se ha vuelto necesario debido a los cambios implementados por el SRI.
Hemos repasado los pasos necesarios para llevar a cabo esta descarga, desde la configuración de la sección correspondiente hasta la obtención de los datos desde el sitio web del SRI.
Además, hemos destacado la importancia de verificar el número de documentos descargados y cómo manejar posibles errores durante el proceso.
En resumen, esta nueva funcionalidad ofrece a los usuarios la capacidad de simplificar y agilizar la descarga de comprobantes electrónicos recibidos, mejorando así la eficiencia en el manejo de estos documentos en el Sistema de Facturación Electrónica.