En esta guía explicaremos cómo se realiza la creación de un artículo dentro del Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A.
INDICE
¿Cuándo se deben crear artículos?
Debido a que dentro del Sistema de Facturación Electrónica, es posible trabajar sólo con la emisión de facturas de servicio o libres, no siempre es necesario crear artículos (productos de venta) codificados.
Pero si se desea tener estadísticas de ventas en un periodo (artículos mas vendidos, margen de ganancias, etc.), es recomendable trabajar con productos codificados.
También si se trabaja con la versión del producto que controla el inventario, es necesario la codificación de los productos de venta.
Creación de un artículo (producto de venta)
Para proceder con la creación de un nuevo artículo, presionamos el botón Nuevo artículo.
Hecho esto, se nos abre la ventana de creación de un nuevo artículo.
Los campos mínimos (obligatorios) que el programa requiere para la creación de un nuevo producto son:
- Código Artículo
- Descripción artículo
- Precio de venta
Cuando estos campos contienen datos, se activa la posibilidad de presionar el botón Nuevo artículo ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana.
Para facilitar el cálculo del precio de venta, existe la caja de texto Precio con IVA, en donde podemos colocar el precio final de nuestro producto y el programa realizará el cálculo del precio de venta (sin IVA).
También si escribimos el precio de venta, el programa calculará en automático el precio con IVA.
Existen también reglas básicas que hay que cumplir al momento de la creación de un nuevo artículo, mismas que están fijadas a nivel de la base de datos, que no admite:
- Códigos repetidos
- Descripciones repetidas
- Códigos de barras repetidos
Todos los demás campos, los no obligatorios, pueden ser ingresados posteriormente.
El único campo que no puede ser modificado después del registro del nuevo artículo es el código artículo.
Para que el programa registre el nuevo artículo presionamos el botón Nuevo artículo.
Una vez creado, la ventana se convierte en la ventana de edición del artículo.
Explicación de los campos no obligatorios
A continuación se explican cada uno de los campos que no son obligatorios en la ficha artículo.
Código de barras. Si trabajamos con códigos de barras, podemos aquí ingresar el mismo. Sirve sobre todo para facilitar el ingreso de los productos en fase de creación de las facturas o a través de las ventas con la ventana punto de venta.
Fecha creación. Indica el usuario y la fecha con hora en el que el producto fue creado.
Costo. Este es un campo que se puede indicar en modo manual o en automático a través de las compras de mercadería. Si se manejan los costos, la estadística de ventas nos ofrece un margen de ganancia real.
Código artículo proveedor y Código de barras proveedor. Aquí podemos indicar el código asignado por nuestro proveedor, de manera que cuando realicemos una Orden de Compra podamos indicar a nuestro proveedor el producto que estamos ordenando.
Última modificación. Indica el usuario y la fecha con hora de la última modificación hecha a la ficha del producto.
Stock. Este campo no puede ser modificado, ya que lo administra el sistema a través de las diferentes funcionalidades que posee. Viene alterado cuando se realizan compras de mercadería, ingresos de mercadería, emisión de egreso de mercadería, facturas por códigos, ajustes de stock y transferencias entre bodegas.
Stock Mínimo
Indicando el stock mínimo estamos diciendo al sistema que cuando el stock esté por debajo del valor ingresado, lo muestre en el reporte de artículos con Stock Mínimo.
Artículo disponible en Bety App. Si tenemos activo Bety App, hacemos que el artículo pueda ser ordenado a través de Bety App.
Categoría y Subcategoría. Si trabajamos con la gestión de categorías, indicamos el dato del artículo. También esta información es útil al momento de consultar el reporte de ventas.
Eliminar un artículo
Si queremos eliminar un artículo, abriremos la gestión de artículos.
En la ventana que se nos presenta, hacemos clic con el botón derecho del ratón, y en el menú de opciones que se nos muestra elegimos la opción eliminar.
En el mensaje que aparece confirmamos la elección.
Si el producto se puede eliminar se nos muestra un mensaje en donde se nos indica que se ha eliminado el producto, caso contrario se nos muestra una ventana en la cual se indica el motivo por el que el producto no puede ser eliminado.
Como se puede deducir de la última captura de pantalla, no es posible eliminar un artículo que ha sido utilizado en pasado.
Desactivar un artículo
Cuando no es posible eliminar un artículo, y queremos que no se muestre entre la lista de artículos disponibles para la venta, podemos optar por desactivarlo.
Para desactivar un artículo abrimos la ventana de gestión de artículos.
En la ventana que se nos presenta, hacemos clic con el botón derecho del ratón, y en el menú de opciones que se nos muestra elegimos la opción deshabilitar.
Luego de responder SI al mensaje de confirmación, se nos muestra el mensaje de que el artículo ha sido deshabilitado.
