En este artículo veremos cada uno de los aspectos relativos a la gestión de vendedores dentro del Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A.
La posibilidad de incluir vendedores está disponible con las ediciones START+INV, PREMIUM y FULL del producto en forma gratuita, y para las ediciones EASY y START se lo puede incluir con un adicional al precio pactado.
Gestión de Vendedores
La primera actividad que tenemos que realizar antes de iniciar a trabajar con vendedores, es verificar que éstos hallan sido creados y que estén activos dentro del programa.
Para esto, abriremos la sección Gestión de Vendedores siguiendo los pasos ilustrados en la siguiente captura de pantalla.
Tendremos entonces en nuestro monitor la ventana Configuración de vendedores.
Si estamos accediendo por primera vez a esta sección lo más probable es que se muestre sin algún vendedor registrado.
Creación de un nuevo vendedor
Para crear un nuevo vendedor, utilizamos la sección inferior de la ventana, precisamente la caja de texto denominada Nuevo Vendedor.
Escribimos el nombre del vendedor y después presionamos el botón Nuevo Vendedor para que el programa proceda a la creación del nuevo vendedor.
Una vez creado el vendedor, se nos informa a través de un mensaje del sistema.
Es importante saber, que no es permitido a nivel de la base de datos, tener mas de un vendedor con el mismo nombre.
Si se intenta ingresar un vendedor con un nombre ya utilizado, se nos mostrará un mensaje de error.
Cuando se crea un nuevo vendedor, éste, ingresa con el estado Activo en modo predefinido, por lo tanto, está listo para ser utilizado al momento que emitimos una nueva factura sea ésta por códigos o por servicios.
El proceso de creación de vendedores, puede ser repetido tantas veces como sea necesario, ya que no existe límite al número de vendedores que el programa puede gestionar.
Modificar datos del vendedor
Una vez que se ha creado el vendedor o los vendedores, podemos realizar las modificaciones de los datos directamente desde la sección superior de la ventana Configuración de Vendedores.
Podemos modificar el nombre del vendedor y cambiar su estado de activo a desactivado.
Cuando realizamos modificaciones a los datos, para que estos sean registrados, es necesario presionar el botón Registrar Cambios.
Configurar un Usuario Vendedor
Si tenemos un tipo de negocio en el cual la persona que registra la factura es el mismo vendedor, entonces debemos crear un usuario vendedor.
Esto hará que cada vez que ese usuario emita una factura de servicio o por códigos, el programa en automático atribuya la factura a ese vendedor asociado al usuario.
Para configurar el usuario, ligándolo a un vendedor, tenemos que ir a la sección «Configuración –> Editar Usuario».
Si tenemos habilitada la opción Vendedores, el programa nos muestra el cuadro combinado Vendedor, por medio del cual podemos asociar un vendedor a un usuario que utilice el programa.
Una vez seleccionado del elenco el vendedor, registramos el cambio presionando el botón «Registrar Cambios».
Luego de haber realizado esta configuración, la próxima vez que el usuario se conecte al programa y elabore una nueva factura o proforma, el programa colocará en forma automática el nombre del vendedor en el cuadro combinado.
Atribuir Factura a Vendedor - Gestión de Vendedores
Cuando tenemos activa la Gestión de Vendedores, al momento de la creación de una nueva factura, sea esta por códigos o de servicios, aparece el cuadro combinado Vendedor que contiene el elenco de todos los vendedores activos.
Si no se selecciona un vendedor al momento della emisión de la factura, el programa asignara un valor neutro a la factura y ésta no vendrá considerada al momento de realizar una eventual liquidación o reporte de ventas del vendedor.
El cuadro combinado Vendedor se muestra también al momento de la creación de una proformas.
El programa tendrá en cuenta la asignación del vendedor en las proformas al momento en que la proforma se convierta en factura, trasladando la asignación a la factura también.
El Vendedor asignado a una proforma también viene conservado cuando se duplica una proforma.
Una vez que hemos asignado el vendedor a una factura, el programa utilizará este dato para las estadísticas del programa, de modo que quienes tengan la opción Gestión de Vendedores activa puedan gestionar de mejor manera a los vendedores.
Cambiar Asignación de Vendedor a una Factura
Como sabemos, las facturas son modificables (incluyendo el vendedor asignado) siempre que se cumplan dos condiciones precisas:
- La factura no ha sido aún trasmitida al SRI
- La factura no tiene algún cobro registrado.
Si estos dos requisitos no se cumplen, el programa no permite modificar mas la factura.
¿Qué hacer entonces cuando nos hemos equivocado en la asignación del vendedor y la factura no es modificable?
Pues, el sistema incluye una opción denominada Asignar a Vendedor en el menú contextual de las facturas
Dicho menú se muestra cada vez que hacemos clic derecho en el número de la factura en las diferentes secciones del programa donde se nos muestra tal número.
Presionamos la opción Asignar a Vendedor, para que el programa nos muestre la sección desde donde se puede cambiar la asignación del vendedor.
Como podemos observar, se nos muestra los datos principales relativos a la factura y al vendedor asignado.
Para cambiar el vendedor asignado, utilizamos el cuadro combinado Asignar a Vendedor y seleccionamos el nuevo vendedor.
Luego, para confirmar el cambio presionamos el botón Registrar Cambios. Se nos pedirá que confirmemos la operación y luego se nos presentará un mensaje del sistema indicándonos que se ha realizado la nueva asignación.
Asociar un Vendedor a un Cliente
Para asociar un vendedor a un cliente, es suficiente abrir la ficha cliente y a través del cuadro combinado Vendedor, seleccionar cual es el vendedor que se encarga del cliente.
Una vez que se ha guardado los cambios en la ficha del cliente, cada vez que se realice factura, o proforma, y se seleccione el cliente, el programa colocará el vendedor asociado en la casilla correspondiente.
Es importante saber que, «El vendedor indicado en la ficha del cliente, tiene prioridad sobre el usuario vendedor«.
Estadísticas y Reportes de Vendedores - Gestión de Vendedores
La Gestión de Vendedores incluye una serie de reportes y datos estadísticos que pueden ser consultados a medida que se generan facturas.
A continuación describimos los reportes y estadísticas que están disponibles.
Facturado por Vendedor
Para conocer las facturas que ha sido realizadas como resultado de la actividad de un vendedor, nos dirigiremos a la sección Vendedores, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
El programa nos presenta entonces la ventana Reporte de Vendedores
Podemos cambiar el intervalo de fechas y además podemos imprimir el reporte Facturas del Vendedor,
Facturas por Cobrar
El Reporte de facturas por cobrar de los vendedores se obtiene a través de la siguiente opción.
Se nos muestra entonces la ventana Reporte – Situación de Clientes.
Como se puede observar, es posible elaborar dos versiones diferentes del reporte de facturas por cobrar a nivel de vendedores.
Facturas con Saldo – Vendedores nos muestra en forma consecutiva, pero agrupada por cada vendedor, las facturas de sus clientes que aún no han sido completamente saldadas.
Facturas con saldo -Vendedores – Páginas separadas nos muestra el mismo reporte anterior pero no en modo consecutivo, sino que cuando inician los clientes de un vendedor diferente, lo inicia en una página diferente.
El reporte de facturas por cobrar por vendedores que emite el programa, contiene en su totalidad, las facturas que han sido asignadas a un vendedor y que aún están pendientes de ser cobradas en su totalidad o en modo parcial.
Se debe primero seleccionar uno de las dos opciones y luego presionar el botón Imprimir.
Estadísticas Vendedores
Al interno de las sección Estadísticas Facturado existe una pestaña de Vendedores en la que podemos consultar las estadísticas gráficas sobre el andamiento de los vendedores.
Para ir a la sección ejecutaremos:
Al entrar en la pestaña vendedores, se nos muestra la distribución del facturado entre los vendedores desde siempre.
Si seleccionamos en cuadro combinado Años, seleccionamos un específico año se nos muestra el siguiente gráfico.
Podemos modificar los datos y el gráfico que se nos muestra cambiando los valores en los menúes desplegables: Años, Meses y Vendedores.
A continuación mostramos ejemplos de los gráficos que se pueden obtener a través de la combinación de los cuadros combinados.
