En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la conformidad con las regulaciones fiscales son factores cruciales para el éxito de cualquier empresa.
Uno de los aspectos fundamentales en esta búsqueda de eficiencia es el adecuado control y registro del transporte de mercancías.
Es aquí donde entra en juego el concepto de la «guía de remisión«.
Una guía de remisión es un documento esencial que respalda el transporte de mercancías, permitiendo a las empresas cumplir con las obligaciones legales y fiscales mientras aseguran la trazabilidad de sus productos desde el proveedor hasta el cliente.
En este artículo, exploraremos a fondo el proceso de elaboración de guías de remisión dentro del innovador Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A..
A medida que las empresas se adaptan a las nuevas tecnologías y buscan simplificar sus operaciones, la automatización de procesos se ha vuelto fundamental.
El sistema de facturación electrónica de ZEVEN S.A. no solo aborda la emisión de facturas electrónicas, sino también la creación y gestión eficiente de guías de remisión, lo que facilita el cumplimiento de las regulaciones fiscales y reduce la carga administrativa.
Acompáñanos en este viaje para descubrir cómo el Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A. optimiza la generación de guías de remisión, mejorando la operatividad de las empresas y garantizando un flujo de mercancías más transparente y eficaz.
INDICE
Gestión de las Guías de Remisión
Dentro del Sistema de Facturación Electrónica, la gestión de las guías de remisión es un proceso completo y eficiente que abarca la creación, impresión y consulta de estas documentaciones en momentos posteriores.
La plataforma permite a las empresas generar fácilmente guías de remisión electrónicas, personalizadas con los detalles específicos de cada envío, eliminando la necesidad de formularios físicos.
Además, facilita la impresión en caso de requerirse una versión física para el transporte.
Posteriormente, las guías de remisión son almacenadas digitalmente, lo que permite a las empresas acceder y consultar fácilmente la información en cualquier momento, simplificando la gestión logística y el cumplimiento de las regulaciones fiscales.
Este enfoque integral ahorra tiempo y recursos, al tiempo que garantiza un seguimiento completo de las mercancías en tránsito.
Emisión de una nueva Guía de Remisión
Para crear una nueva guía de remisión, primero debemos hacer clic en el botón «Nueva Guía de Remisión», como se muestra en la captura de pantalla anterior.
Esto abrirá la ventana titulada «Guía de Remisión» en el programa.
Selección del cliente
El primer paso consiste en seleccionar al cliente al que se destinará la guía de remisión.
Esta elección es importante, ya que determinará las opciones disponibles para el contenido del documento en función del cliente seleccionado.
Una vez que hayas seleccionado al cliente, el programa completará automáticamente los campos de «Punto de partida» y «Destino (punto de llegada)» con los datos registrados en la ficha del cliente.
Además, el programa completará automáticamente los cuadros combinados «N° Factura» y «N° DEM«.
Estos cuadros combinados permiten seleccionar el contenido a incorporar en la guía de remisión sin necesidad de volver a escribirlo.
Contenido de la guía de remisión
Para importar el contenido desde una factura o un D.E.M., simplemente selecciona el número del documento y luego presiona el botón con la flecha verde junto al cuadro combinado correspondiente.
Es posible combinar varios documentos, ya sean facturas o DEMs, en una misma guía de remisión.
Además, es posible agregar nuevos elementos al documento.
Para hacerlo, empleamos las casillas ubicadas debajo de la tabla de contenido del documento.
Aquí, podemos especificar la cantidad y la descripción, y luego presionar el botón con la flecha verde junto a la casilla de descripción para añadir la nueva línea al documento.
Las líneas dentro del documento pueden ser editadas simplemente haciendo clic en ellas y modificando el texto o la cantidad según sea necesario.
Si deseamos eliminar una línea del contenido, primero debemos seleccionar la línea para que se resalte con un fondo de color y luego hacer clic en el botón de eliminación ubicado en la parte superior derecha de la tabla de contenido del documento.
Datos complementarios
Para registrar el documento, es necesario proporcionar los datos del transportista encargado del transporte, incluido el número de placa del vehículo que se utilizará.
También se debe especificar la ruta y el motivo del traslado.
El número de documento aduanero no es obligatorio y solo se debe proporcionar en los casos estipulados por la normativa.
Una vez que todos estos datos estén completos, podemos proceder al registro de la nueva guía de remisión.
Registro del documento
Para registrar la nueva guía de remisión, simplemente presionamos el botón «Registrar» que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana, siempre y cuando hayamos proporcionado los datos necesarios mínimos para la creación del documento, en este punto el botón debería estar activo.
El programa nos solicitará una confirmación de la operación y, una vez aceptada, se creará el documento.
Como prueba del éxito de la operación, el programa nos mostrará el documento en formato PDF, listo para ser enviado electrónicamente o impreso en papel, según nuestras preferencias.
Modificación de una Guía de Remisión
Una vez que se ha creado la guía de remisión, esta permanece en un estado modificable hasta que se realice la transmisión del documento al SRI.
Para realizar modificaciones en una guía de remisión creada, nos dirigimos a la sección «Clientes» en el grupo de opciones «Facturación» y seleccionamos el botón «Guías de Remisión«, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Se nos presenta una ventana en la que se enumeran las guías emitidas, ordenadas desde la más reciente hasta la más antigua.
De esta manera, siempre veremos en la primera línea la guía de remisión más reciente.
En la parte inferior, para facilitar la búsqueda, hay una caja de texto que nos permite filtrar el contenido de la lista.
Para abrir la guía de remisión que deseamos modificar, basta con hacer doble clic en la línea correspondiente.
Una vez que hemos abierto la guía de remisión, podemos realizar todas las modificaciones necesarias.
Cuando hayamos terminado, es importante registrar los cambios presionando el botón «Registrar Cambios«.
De manera similar a cuando creamos la guía, se nos solicitará confirmación para el registro de las modificaciones, y una vez que hayamos aceptado, se mostrará una vista preliminar del documento.
