Dondequiera que observes el número de una factura dentro del Sistema de Facturación Electrónica de ZEVEN S.A., puedes realizar un clic con el botón secundario del ratón y entonces se mostrará el menú contextual facturas.
En este artículo explicaremos cada uno de los elementos (opciones) que están disponibles a través de dicho menú contextual.
Algunas de estas funciones se encuentran solo disponibles dentro del menú contextual facturas, mientras que otras están disponibles también a través de los botones en las diferentes pestañas que conforman el sistema.
El Menú Contextual Facturas
Como mencionado ya, el menú contextual facturas, aparece cuando hacemos clic con el botón secundario del ratón por sobre alguna sección del programa en donde venga mostrado un número de factura electrónica.
En la captura de pantalla anterior, se muestra como viene visualizado el menú contextual facturas.
Las opciones disponibles se muestran habilitadas, cuando la opción está disponible para ser utilizada.
La disponibilidad de las opciones depende de dos factores:
- Se dispone el permiso para realizar la operación (depende de la gestión de usuarios).
- La operación está disponible según la característica de la factura.
A continuación veremos una por una cada una de las opciones que conforman el menú contextual facturas con su respectiva explicación
R.I.D.E. (Representación Impresa de Documentos Electrónicos)
La opción R.I.D.E. que es el acrónimo de Representación Impresa de Documentos Electrónicos, está disponible siempre y cuando el documento haya sido trasmitido y autorizado por el SRI.
Presionando éste botón, el programa pide a la base de datos que le devuelva el documento en formato PDF de la factura, y una vez recibido lo muestra.
XML del S.R.I.
Al igual que la opción R.I.D.E., ésta opción está disponible sólo cuando la factura ha sido trasmitida y se ha descargado la autorización desde el servicio del S.R.I.
Por medio de la opción XML del S.R.I. se abre una ventana que nos muestra la factura en formato XML.
Desde ésta sección podemos guardar la factura como archivo XML en cualquier lugar que deseemos.
Email R.I.D.E.
Al igual que las dos anteriores opciones, la opción Email R.I.D.E. está disponible solo después de que la factura ha sido trasmitida al SRI y se ha recibida la respectiva autorización.
Por medio de ésta opción se puede volver a enviar por email la factura electrónica al cliente.
Email R.I.D.E. es útil cuando por algún motivo el cliente asevera que no le llegó la factura por email o cuando se ha ingresado la dirección de correo electrónica en modo errado.
El programa envía la factura utilizando la dirección(es) de correo electrónico que se encuentren registradas en la ficha del cliente al momento de ser invocada la opción.
Además, para que ésta opción funcione, es necesario haber previamente configurado los parámetros de envío email.
Historia Email
Cada vez que se envía una factura por correo electrónico, el programa registra la actividad y la conserva para ser consultada cuando sea necesario.
A través de la opción Historia Email, es posible verificar el registro de envíos efectuados de la factura.
Se nos muestra la ventana Registro de envíos por email, en donde podemos visualizar el usuario que hizo el envío además de las direcciones de correo electrónico origen y destino.
Cambiar Fecha
La opción Cambiar Fecha se muestra activa solamente para los usuarios administradores.
No hay modo de asignar la posibilidad de utilizar ésta opción a otro usuario.
Va usada con mucho criterio en cuanto afecta directamente a la factura y está disponible siempre.
Esto significa que puede ser utilizada independiente de si la factura ha sido trasmitida o no.
El cambiar la fecha de la factura a nivel de sistema, no significa que el cambio se vea reflejado en la factura original (servidor del SRI) sobretodo si ésta ha sido ya trasmitida al SRI.
Ya trasmitida
La opción Ya transmitida, sirve para indicar que una factura que no ha sido aún trasmitida al SRI, como si se la hubiese ya trasmitido.
Una vez que se ha ‘marcado’ como ya trasmitida una factura, no es posible revertir el proceso. Si fuese necesario, se debe solicitar una asistencia técnica.
Al igual que la opción Cambiar Fecha, la opción Ya trasmitida está únicamente disponible cuando se trabaja con un usuario de tipo administrador.
No es posible delegar ésta funcionalidad a un usuario a través de la Gestión de Usuarios.
Cambiar Cliente
Cuando una factura no ha sido trasmitida al SRI y no tiene registrado aun un pago, es posible cambiarla integralmente.
Si la factura tiene un pago registrado, no es posible abrirla para ser modificada.
Mediante la opción Cambiar Cliente, es posible cambiar el cliente asignado a la factura, siempre y cuando ésta no haya sido trasmitida al SRI.
Esto, a pesar de que tenga ya registrado un pago.
Si la factura ha sido trasmitida al SRI la opción Cambiar Cliente se muestra desactivada.
Asignar a Vendedor
Si se trabaja con la Gestión de Vendedores, y se quiere cambiar la atribución del vendedor de una factura específica, entonces la opción Asignar a Vendedor es la indicada.
Si se la invoca, se presenta la ventana Asignar Factura a Vendedor.
Por medio de dicha ventana es posible cambiar el vendedor asignado a la factura.
Registrar Cobro
Para facilitar la selección del cliente y la factura, al momento de registrar un cobro, por medio de ésta opción se va directamente al registro de un pago o abono de la factura seleccionada.
Eligiendo ésta opción se abre la ventana Registrar cobro factura.
Histórico de Cobros
Para verificar los pagos o abonos registrados en relación a la factura, elegimos la opción Histórico de Cobros.
Recibir Retención
A través de ésta opción podemos acceder mas rápido a la ventana principal de registro de retención recibida.
Cuando accedemos a través de ésta opción, los datos relativos al cliente y número de factura vienen ya pre-compilados.
Imprimir Ticket
Si tenemos conectado a nuestro terminal una impresora de tickets, mediante ésta opción es posible re-imprimir el ticket relativo a la factura.
Preliminar
Además del R.I.D.E., que como hemos indicado está disponible solo después que la factura ha sido transmitida al SRI, existe un documento preliminar de la factura que puede ser útil para entregar al cliente en forma provisional.
Duplicar Factura
Por medio de ésta opción podemos realizar el proceso de Duplicación de una Factura.
Tal opción es útil cuando queremos repetir una factura que contiene una elevada cantidad de elementos como parte de su contenido.
Abre inmediatamente la ventana de emisión de una nueva factura, pero, viene ya con el contenido duplicado, para que solo elijamos el cliente destinatario de la factura.
Está disponible para ambos tipos de facturas, es decir, facturas de servicio y facturas por códigos.
Anular Factura
La opción Anular está indicada para los casos en los que hemos realizado la anulación de una factura en el SRI.
Es altamente aconsejable realizar una nota de crédito para que a nivel contable se anule la factura.
Se ha incluido ésta opción solo por compatibilidad con el proceso ofrecido por el SRI.
El programa procede a anular una factura siempre que la misma se encuentra ya anulada en el portal del SRI.
